“Chiuso per ferie”: come dirlo ai clienti!

Agosto è un mese particolare per le attività commerciali: alcune chiudono, altre estendono l’orario di apertura, altre ancora lo riducono.  

Per fare in modo che i clienti sappiano con esattezza se e quando possono trovarci aperti, è necessario comunicare loro – nel modo giusto e sui giusti canali – le nostre variazioni di orario e/o le date di chiusura estiva. 

“Chiuso per ferie”

Come comunicarlo ai clienti e potenziali tali? 

Innanzitutto, anche se non vediamo l’ora del meritato riposo, ricordiamoci di non far trasparire troppo entusiasmo per la chiusura: dopotutto, stiamo parlando ai nostri clienti! 

“Out of office”

Impostiamo – sulla mail, su Whatsapp, via SMS – un messaggio automatico di “out of office”, personalizzato e in linea con il tono di voce del nostro Brand! 

Se, solitamente, inviamo una Newsletter ai nostri clienti, approfittiamone per aggiungere anche lì le info di reperibilità e i contatti da utilizzare per le emergenze.

Sul nostro sito web inseriamo un banner ben visibile con le info più importanti, facciamo un post sui canali social indicando le tempistiche di chiusura e, se gestiamo un e-commerce, forniamo tutte le info del caso su ordini, resi e spedizioni! 

Infine, ricordiamoci di apporre, sulla vetrina del nostro negozio, un cartello con tutte le informazioni del caso, magari in anticipo! 

Diamo certezze!

Il segreto per prevenire disservizi e malcontenti è essere chiari, anzi chiarissimi: spesso, infatti, ciò che infastidisce i clienti o che li porta a dichiararsi insoddisfatti dei nostri servizi è proprio l’incertezza. 

Scrivere una mail e non ricevere risposta senza sapere perché e per quanto tempo, oppure passare in negozio e trovare chiuso e non sapere quando riaprirà, è vissuto come un disservizio dai clienti e non genera fiducia, anzi: quello che passa è che non ci siamo nemmeno preoccupati di avvisare e che quindi, i nostri clienti, non sono importanti per noi! 

Nei nostri avvisi, su qualsiasi canale, specifichiamo sempre il periodo di tempo in cui non saremo raggiungibili senza lasciare spazio a dubbi: per esempio, se chiudiamo dal 10 al 16, specifichiamo anche la data in cui torneremo operativi (il 17).

Non promettiamo di riuscire a rispondere a tutti già dal primo giorno: diamoci un range più ampio, così da essere in grado di mantenere la parola data.

Spesso i clienti si allarmano solo perché non sanno: se, invece, gli diciamo che ci vorranno tot giorni per ricevere la risposta, allora aspetteranno più tranquilli: diamogli certezze! 

Reperibilità

Un’altra info utile da comunicare, riguarda i contatti per urgenze o emergenze, nel caso decidessimo di renderci disponibili anche in vacanza. 

Anche qui, vale lo stesso discorso fatto poco fa: quando diamo le tempistiche di risposta, stiamo larghi: invece di promettere una risposta entro un’ora, prendiamoci un giorno per rispondere!  

Oppure possiamo decidere di limitare i canali e renderci disponibili, per esempio, solo per messaggi whatsapp e non per le telefonate: sta a noi decidere, l’importante è che riusciamo a rispettare ciò che promettiamo ai clienti!

“Open!”

Se invece abbiamo deciso di rimanere aperti per tutto il mese e andare in ferie più tardi oppure di non chiudere affatto, a maggior ragione dobbiamo comunicarlo molto chiaramente ai nostri clienti e potenziali tali! 

Dato che con, la bella stagione, le persone preferiscono passare il tempo libero all’aperto o nella natura, pensiamo anche a un incentivo per motivare i clienti a venirci a trovare: uno sconto speciale, un gadget utile per l’estate!

Fonti

“Out of office Message: come scrivere la risposta automatica prima di partire per le ferie”, Brand039.